Gérez vos membres en toute sérénité

Logiciel de gestion des membres réglementaires conçu à partir d'années de meilleures pratiques

Favoriser l’innovation tout en répondant aux exigences des diverses professions de réglementation

Votre solution tout-en-un pour gérer vos membres rationalisez vos flux de travail améliorer la précision des données aider à protéger le public

Explorez le frestaurants auxquels vous avez accès avec le Alinité unavantage 

Candidatures en ligne

Nos formulaires de candidature en ligne sont réactifs et incluent une logique conditionnelle afin que seules les sections pertinentes soient présentées à des inscrits spécifiques.

Renouvellements automatisés

Nous vous permettons d'automatiser en grande partie le processus de renouvellement tout en signalant les inscrits à examiner en fonction de vos critères.

Compétence continue

Intégrez des activités de maintien des compétences dans votre processus de renouvellement et incluez même des auto-évaluations.

Audits rationalisés

Réalisez tous les types d’audit dont vous avez besoin, affectez des réviseurs et suivez l’achèvement de l’audit en un seul clic.

Gestion des e-mails

Envoyez des e-mails automatisés, manuels et en masse à vos inscrits grâce à la fonctionnalité de champ de fusion.

Gestion des réclamations

Tout ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement vos réclamations, y compris un formulaire de réception en ligne.

Examens et auto-évaluations

Configurez des examens en ligne ou hors ligne ainsi que des auto-évaluations pour aider les objectifs d'apprentissage de vos inscrits.

Gestion de documents

Les documents sont joints aux profils des inscrits pour un accès et une recherche faciles.

Comptabilité

Facturation, paiements, rapprochement bancaire et remboursements directs en un seul endroit.

Exportations de données automatiques et manuelles

Envoyez facilement des données aux organismes directeurs, y compris les rapports de l'ICIS.

Vérification de l'inscription

Utilisez notre fonctionnalité de fusion pour générer des certificats personnalisés pour vos membres et les envoyer à d'autres régulateurs.

Gestion des employeurs

Enregistrez les cliniques et autres organisations et permettez-leur de vérifier les inscrits et même de payer leur inscription en gros.

Gestion des tâches

Créez et liez des tâches. Abonnez-vous aux files d'attente de tâches pour une délégation rationalisée.

Gestion de groupe

Placez vos utilisateurs en groupes manuellement ou via l'automatisation à différentes fins telles que le courrier ou la gestion du tableau.

Annuaire public

Personnalisez l'apparence de votre annuaire et récupérez les données en direct depuis Alinity.

Élections

Créez votre élection et invitez vos inscrits à participer et à voter à vos élections directement depuis le portail Administrateur.

Basé sur le cloud et sécurisé

Hébergé au Canada
Connexion 2FA
Conforme PCI

Innovation continue

Le logiciel Alinity est continuellement mis à jour pour vous offrir les fonctionnalités les plus innovantes.

Soutien

Demandez n'importe quoi à notre service d'assistance canadien et nous sommes là pour vous aider.

Des pistes de vérification

Gardez une trace de qui a consulté ou apporté des modifications à des enregistrements spécifiques.

Contrôle d'accès

Gérez qui dans votre équipe peut accéder à des éléments spécifiques d'Alinity.

Rejoignez le futur de la gestion réglementaire

Alinity est basé sur le cloud et conçu de manière réactive pour être accessible sur tous les appareils pour les administrateurs réglementaires et les membres, notamment :

Ce que nos clients disent :

Notre approche étape par étape pour intégrer en toute transparence Alinity dans vos processus réglementaires

1

Sélection de fonctionnalité

Nous travaillons avec vous pour déterminer les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour atteindre vos objectifs.

2

Configuration

Nous configurons chacune des fonctionnalités souhaitées pour suivre vos flux de travail et processus uniques.

3

Personnalisation

Nous personnalisons vos fonctionnalités si nécessaire pour vous offrir, à vous et à vos inscrits, une expérience optimale.

4

Support de formation

Nous vous proposons une formation en direct sur chacune de vos fonctionnalités et une assistance continue une fois votre système actif.

À quoi s'attendre avec Alinity

Intégrité

Avec notre équipe, vous trouverez honnêteté et confiance. Nous avons vos meilleurs intérêts à l’esprit et nos recommandations en tiendront compte.

Innovation

Nous nous efforçons de faire évoluer continuellement notre solution logicielle significative et unique pour vous aider à propulser votre organisation vers l'avenir.

Centré sur le client

Nos excellents clients sont ce qui nous permet de fonctionner. Nous faisons de notre mieux pour fournir un support client exceptionnel et rapide.

Professionnalisme

Nous comprenons que vous évoluez dans un secteur professionnel et nous reflétons ce professionnalisme dans les solutions que nous proposons.

Notre mission

Nous nous engageons à aider les régulateurs à améliorer leurs flux de travail et leur efficacité en fournissant des solutions logicielles sur mesure qui améliorent les services et préservent les ressources.

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Candidatures en ligne

Expérience du candidat

La fonctionnalité de candidature en ligne permet à vos inscrits de remplir des candidatures directement depuis leur portail en ligne. Avec Alinity, vous pouvez définir plusieurs processus selon les besoins pour correspondre aux différents flux de candidats que vous soutenez. Les exemples incluent, sans s'y limiter, les diplômés provinciaux, les transferts hors province et les candidats internationaux.

Les formulaires de candidature sont dynamiques et ne remplacent pas nécessairement vos formulaires PDF existants en raison des fonctionnalités disponibles dans les formulaires Alinity. Par exemple, certaines sections des formulaires peuvent s'agrandir et se réduire en fonction des actions entreprises par le demandeur.

Les pièces jointes sont incluses directement dans les formulaires et les champs de texte apparaîtront dynamiquement selon que le demandeur clique sur oui ou non sur une déclaration pour lui demander plus de détails sur la raison pour laquelle il a cliqué sur oui.

Le demandeur peut soumettre lui-même son formulaire. En fonction de vos processus, ils devront peut-être payer une facture immédiatement. Par exemple, des frais administratifs ou des frais de dossier. Plus tard, lorsque leur candidature sera approuvée, ils devront peut-être également payer une facture pour les frais d'inscription en fonction de votre configuration.

Expérience d'administrateur

Les candidatures soumises sont automatiquement retenues pour examen administratif. En tant qu'administrateur, vous pouvez facilement voir les nouvelles applications arrivées sur votre tableau de bord. Une fois votre évaluation terminée, vous pouvez laisser des commentaires directement dans la section de la candidature à laquelle vous faites référence afin d'éliminer les communications par courrier électronique redondantes et toute confusion possible.

Lorsque la demande est approuvée, le demandeur en sera informé et, si nécessaire, des frais seront payés avant que le demandeur ne soit inscrit. Un temps considérable peut être gagné grâce à la fonction de candidature en ligne si vous avez un volume élevé de candidats chaque année.

Renouvellements automatisés

En tant qu'administrateur, vous fixez les dates de votre période de renouvellement ainsi que le début des frais de retard.

Une fois que vous avez ouvert le renouvellement pour l’année, vous pouvez surveiller les renouvellements qui nécessitent votre attention depuis votre tableau de bord. Beaucoup de vos inscrits peuvent voir leur renouvellement automatiquement approuvé s'ils ont satisfait à toutes les exigences et n'ont rien saisi qui pourrait les signaler pour un examen administratif.

Qu'est-ce qui signale qu'un déclarant doit faire l'objet d'un examen administratif ? Cela dépend de vous, mais voici quelques exemples courants :
– Cliquer sur oui et ajouter une explication dans une déclaration
– Changer d’employeur
– Changer de nom

En tant qu'administrateur, vous pouvez voir le volume de renouvellements qui nécessitent un examen par l'administrateur à partir de votre tableau de bord et vous pouvez également consulter des rapports sur vos statistiques de renouvellement pour l'année. Vous pouvez facilement envoyer des rappels aux personnes qui n'ont pas terminé leur renouvellement.

Compétence continue

Alinity prend en charge les modèles d'apprentissage basés sur des objectifs (réflexion), les modèles d'apprentissage basés sur des crédits (heures) ainsi que les modèles mixtes. Il est très courant que les plans d'apprentissage soient liés au processus de renouvellement, mais ce n'est pas une exigence.

Par exemple, vous pourriez demander à vos inscrits de procéder au renouvellement complet chaque année, mais également de leur faire suivre un cycle d'apprentissage de 3 ans sur ce qu'ils mettent continuellement à jour au fil du temps via leur profil. En fonction de votre configuration, ils peuvent télécharger des preuves de leur apprentissage telles que des reçus, des certificats, etc. ou les conserver chez eux au cas où ils seraient sélectionnés pour un audit de maintien des compétences.

Audits rationalisés

La fonctionnalité d'audits vous permet de sélectionner aléatoirement un groupe de vos inscrits soit dans l'ensemble de votre base de données, soit dans une liste plus ciblée en fonction de vos critères. Par exemple, vous pouvez exclure de la sélection aléatoire des personnes qui ont été auditées l'année dernière.

La fonctionnalité d'audits est configurée pour répondre à vos besoins et à vos processus. Les audits courants comprennent le maintien des compétences, la vérification du casier judiciaire ainsi que les inspections de sites pour les entreprises, mais cette liste n'est pas exhaustive des types d'audits qui sont possibles pour vous.

Votre processus d'audit peut impliquer un comité d'audit ainsi que des examinateurs d'audit spécifiés. Alinity prend en charge cela tout en protégeant l'anonymat du déclarant qui est audité par l'évaluateur.

Depuis votre portail administrateur, vous pouvez consulter les statistiques d'audit, gérer les statuts d'audit et exécuter des rapports si nécessaire.

Gestion des e-mails

La gestion des e-mails est intégrée à chaque implémentation d'Alinity et dispose d'un ensemble robuste de fonctionnalités pour permettre la planification, le suivi et le stockage à long terme. Le service de courrier électronique est intégré à de nombreux autres éléments du système, notamment les inscriptions, la comptabilité et les réclamations.

Fonctionnalités de messagerie

– Modèles avec champs de fusion réactifs pour la personnalisation

– Déclencheurs d’e-mails pour envoyer automatiquement des e-mails en fonction de certaines actions

– Suivi des ouvertures et confirmations

– Planification des e-mails

– Enregistrement des e-mails envoyés au format PDF pour une recherche et un stockage à long terme

– Conformité LCAP

Gestion des réclamations

La fonction de réclamation permet de traiter les réclamations déposées auprès de votre autorité concernant les inscrits.

Il s'intègre à la gestion documentaire pour prendre en charge un dossier complet, y compris la participation d'examinateurs et d'enquêteurs externes pour suivre la correspondance, les notes d'entretien et toute autre documentation pertinente.

La fonctionnalité est également intégrée à la gestion des e-mails pour tirer parti des modèles standard de notification des plaignants, des inscrits et de la correspondance standard tout au long de processus prédéfinis. Les processus prédéfinis sont configurés lors de la configuration de la fonctionnalité pour vous permettre de répéter un processus standard pour chaque type de réclamation que vous recevez.

L'impact des décisions de cas sur l'octroi de licences, telles que restreindre l'exercice, révoquer une licence, empêcher le renouvellement sans examen, réactiver le renouvellement après l'expiration des restrictions, etc., est entièrement intégré à la fonction d'enregistrement pour éliminer le besoin de double saisie.

Un formulaire de réception de plainte peut être mis à disposition sur votre site Web public afin que lorsqu'une plainte est soumise, le dossier de plainte soit automatiquement généré et renseigné dans Alinity.

Examens et auto-évaluations

Alinity prend en charge la création, la planification et le suivi des examens. Vous pouvez facilement créer vos propres examens en ligne pour maintenir les compétences de vos inscrits à niveau grâce à un apprentissage continu ou pour des exigences de jurisprudence. Vous pouvez également réserver des offres d'examens hors ligne et importer les résultats des examens dans les profils des inscrits.

Des auto-évaluations peuvent être mises à disposition sur le portail des inscrits pour guider les inscrits dans la sélection de leurs objectifs d'apprentissage pour l'année suivante.  

Gestion de documents

Les documents peuvent être téléchargés dans la base de données sécurisée et cryptée d'Alinity à la fois via les écrans d'administrateur et via les formulaires de service des inscrits tels que les candidatures, les renouvellements et les profils de maintien des compétences. Les administrateurs peuvent télécharger n'importe quel type de fichier standard de documents ad hoc tels que des lettres et des notes d'entretien.

Lorsque les documents sont téléchargés, ils apparaissent dans un référentiel pour le titulaire auquel ils sont associés. Une interface simple permet d'associer le même document à plusieurs contextes. Par exemple, supposons qu'un relevé de notes ait été téléchargé dans le cadre d'un processus de candidature ; ce même document peut devenir pertinent pour une demande de pratique prolongée à un moment donné au cours de l'année suivante et peut être associé aux deux formulaires de demande sans nécessiter de copie.

Le système classe automatiquement les documents en fonction de ce à quoi ils ont été associés afin que les structures de dossiers soient cohérentes d'un enregistrement de titulaire à l'autre. De nombreux outils de tri et de recherche sont également inclus, notamment la recherche en texte intégral. La recherche en texte intégral vous permet de rechercher des documents en recherchant des mots ou des expressions spécifiques dans leur contenu. Les formes de mots similaires sont automatiquement interprétées de manière équivalente ; « ran », « running » et « run » sont tous traités de la même manière à des fins de recherche.

Les inscrits voient les documents qu'ils ont téléchargés ainsi que les documents que vous choisissez de partager avec eux sur le portail. Pour les utilisateurs administratifs, la visualisation des documents peut être restreinte en fonction des critères que vous avez définis. Par exemple, si vous souhaitez restreindre les documents associés aux dossiers de réclamation à un ensemble spécifique d'utilisateurs, les documents peuvent être automatiquement restreints lorsqu'ils sont liés à un dossier. Des restrictions plus granulaires au cas par cas sont également possibles.

Comptabilité

La fonction comptable permet l'application automatique des factures en fonction des critères du système. Par exemple, lors de l'approbation d'une demande, une facture peut être générée automatiquement et le demandeur informé du paiement en attente. De plus, vous avez la possibilité de générer des factures ad hoc selon vos besoins. Les frais de retard peuvent automatiquement intervenir à une heure prédéfinie et vous pouvez également dater les augmentations de prix prévues à l'avenir.

Des outils améliorés ont été intégrés pour faciliter le rapprochement des montants des dépôts avec les relevés bancaires. Désormais, les paiements saisis à des jours différents mais déposés ensemble peuvent être liés à une seule date de dépôt. De plus, vous pouvez marquer les montants comme rapprochés, réduisant ainsi le nombre de transactions nécessitant un examen lors de la disponibilité du prochain relevé.

Le système organise automatiquement les opérations de paiement en lots virtuels, qui peuvent être triés par compte de dépôt, date d'entrée, date de dépôt, type de paiement, formulaire d'entrée (renouvellement, demande, etc.), personne d'entrée ou toute combinaison de ces paramètres.

Une vue dédiée est fournie aux personnes ayant une formation en comptabilité pour mapper les types d'enregistrement et autres éléments facturables aux comptes du Grand Livre (GL). Ce processus de cartographie peut être effectué indépendamment ou avec l'aide de notre service d'assistance en collaboration avec votre comptable lors de la configuration. Cette fonctionnalité simplifie le paramétrage comptable et facilite la mise en place des exports vers les programmes GL. Vous et votre comptable pouvez facilement ajuster les mappages, réexécuter les exportations et examiner les transactions exportées dans une feuille de calcul avant de finaliser le transfert vers votre logiciel GL.

Exportations de données automatiques et manuelles

Il existe de nombreuses options dans le système pour trier et filtrer vos données. Une fois que vous avez la liste des données que vous souhaitez exporter, Alinity propose une option simplifiée pour sélectionner les colonnes que vous souhaitez inclure dans votre exportation et vous pouvez exporter vers un document Excel, CSV ou XML.

Des ensembles de données prédéfinis peuvent être configurés pour exporter automatiquement vers 3rd des partis comme le gouvernement provincial. Par exemple, chaque jour, un export automatique est envoyé à minuit du nombre de vos inscrits.

Les instantanés de l’ICIS sont également largement utilisés avec Alinity. La fonction Instantané de l'ICIS vous permet de créer un instantané de vos données à un moment précis et Alinity détectera toute erreur avant que vous envoyiez votre fichier à l'ICIS. De cette façon, vous pouvez nettoyer vos données de manière proactive.

Vérification de l'inscription

Avec Alinity, vos formulaires de vérification d'inscription (VOR) peuvent devenir hautement automatisés. 

Nous travaillons avec vous pour déterminer vos besoins et configurer votre formulaire afin que les informations appropriées soient renseignées à partir des profils des inscrits. 

Le processus pourrait être aussi simple que le déclarant demande un formulaire VOR et effectue le paiement sur son portail. Ensuite, Alinity extraira tous les champs pertinents dans le formulaire VOR pour votre révision et modification avant de l'envoyer.

Gestion des employeurs

Alinity vous permet de créer des organisations et de les marquer comme employeurs. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez facilement voir qui emploie chaque inscrit. 

Cette fonctionnalité vous permet également de fournir à l'employeur un identifiant afin qu'il puisse consulter son répertoire d'employeurs et vérifier les personnes inscrites qui prétendent travailler pour eux.

Alinity prend également en charge les paiements groupés des employeurs.

Gestion des tâches

La fonctionnalité de gestion des tâches vous permet de créer des tâches pour vous-même et pour les autres membres de votre équipe et de créer des liens vers des tâches vers différentes parties de votre système. Par exemple, vous pourriez aimer une tâche pour une plainte, un formulaire de renouvellement, un audit et plus encore.

Vous pouvez également créer des tâches de tâches pour aider vos équipes à gérer et à déléguer des tâches. Par exemple, vous pouvez avoir une file d’attente de tâches « Équipe financière » à laquelle l’équipe financière est abonnée. Toute tâche assignée à cette tâche en informera l'équipe financière. Le système prend également en charge des tâches automatiques telles que les avertissements d'espace disque et d'autres rappels liés au système.

Gestion de groupe

La fonction de gestion de groupe vous permet de superviser des collections d'individus, à diverses fins. Une fonction essentielle de la fonctionnalité de groupe est la création de listes de diffusion pour les membres qui doivent recevoir des informations spécifiques ou des mises à jour de votre part.

Ce système prend en charge à la fois les groupes statiques ou standards et les groupes intelligents. Un groupe standard est initié manuellement et mis à jour par vous si nécessaire. D'un autre côté, un groupe intelligent fonctionne sur la base de critères système, permettant des ajouts et des suppressions automatiques de membres. Par exemple, un groupe intelligent pourrait inclure tous les membres actifs, rationalisant ainsi le processus d'envoi d'e-mails ciblés sans mises à jour manuelles constantes.

La polyvalence du système de gestion de groupe s'étend au-delà des groupes axés sur les membres, tels que les conseils d'administration. Au sein d'un groupe, vous pouvez attribuer des rôles, télécharger et organiser des documents et spécifier des autorisations.

De plus, les groupes peuvent être configurés comme facultatifs et accessibles sur les portails des membres. Par exemple, un comité de bénévoles peut être un groupe auquel les membres peuvent volontairement se joindre. À l’inverse, les groupes administratifs comme « Tous les membres actifs » peuvent rester à des fins internes et ne pas apparaître sur les profils des membres.

Annuaire public

L'annuaire public est inclus avec toutes les implémentations d'Alinity pour afficher vos inscrits sur votre site Web selon les besoins. L'apparence et la convivialité de votre annuaire sont quelque chose que nous travaillons avec vous pour concevoir.

Une fois configuré, vous contrôlez les informations que vous souhaitez afficher sur votre répertoire public, notamment les informations sur les plaintes, les conditions d'exercice, les spécialisations et l'historique des licences. Toutes les modifications que vous apportez apparaîtront instantanément dans votre répertoire public.

Élections

La fonctionnalité d'élections vous permet d'organiser des élections directement dans la plateforme Alinity.

Vous pouvez créer des élections, notamment générer des bulletins de vote en fonction des zones électorales des inscrits, voter en ligne, comptabiliser les résultats de manière anonyme, enregistrer et distribuer les résultats, entre autres fonctionnalités.

Basé sur le cloud et sécurisé

La plateforme Alinity est entièrement basée sur le cloud et est facilement accessible par les administrateurs et les inscrits en ligne depuis n'importe quel appareil. La plateforme est conçue de manière réactive pour fonctionner sur les ordinateurs de bureau, les tablettes et les téléphones mobiles. 

Vos données sont sauvegardées fréquemment et L'authentification à 2 facteurs est incluse pour les membres et les administrateurs.

Le système est également conforme à la norme PCI pour gérer les paiements en ligne.

Toujours actuel

Alinity est continuellement mis à jour pour déployer de nouvelles fonctionnalités, des mises à jour de fonctionnalités et des corrections de bugs. Nous prenons au sérieux les commentaires des clients et lorsqu'une nouvelle idée est avancée, nous faisons de notre mieux pour l'analyser rapidement et à partir de là, soit nous l'intégrons au produit général si elle est largement applicable ou si elle est très spécifique à un régulateur individuel, nous pouvons explorez plutôt une personnalisation.

Soutien

La formation de votre équipe est assurée tout au long de votre projet de mise en œuvre d'Alinity. 

Mais que se passe-t-il ensuite ? Vous continuez à avoir un accès continu à notre service d’assistance et à notre base de connaissances contenant des articles et des vidéos utiles.

Si vous rencontrez un problème avec votre système, si vous avez besoin de mettre à jour quelque chose pour le renouvellement de l'année prochaine, si vous souhaitez explorer une fonctionnalité supplémentaire ou si vous avez simplement une question, notre équipe d'assistance est là pour vous. Tout le personnel d’Alinity est basé au Canada.

Des pistes de vérification

Il existe plusieurs formes de pistes d'audit dans le système Alinity pour vous aider à savoir qui a consulté et apporté des modifications à divers enregistrements.

Il y a une icône appelée Audit Shield. Chaque fois que vous voyez cette icône, vous pouvez cliquer dessus pour voir qui a modifié cet enregistrement.

De plus, vous pouvez accéder à un enregistrement pour voir quels administrateurs ont consulté cet enregistrement ou inversement et accéder au compte d'un administrateur pour consulter sa piste d'audit personnelle de tous les enregistrements qu'il a consultés.

Contrôle d'accès

Vous avez un contrôle détaillé sur ce à quoi vos administrateurs peuvent accéder. Dans chaque profil, vous pouvez activer/désactiver certaines zones de votre système. Par exemple, un administrateur pourrait gérer la messagerie électronique et la comptabilité et un autre pourrait gérer la messagerie électronique et les audits. Ils ont tous deux accès au courrier électronique mais les autres zones sont séparées.

L'accès dont dispose un administrateur peut facilement être modifié si nécessaire. Lorsque vous recrutez un nouvel employé, vous pouvez également refléter l'accès d'un autre membre de votre équipe lors de sa configuration initiale pour vous faire gagner du temps.