La gestion des licences de leurs d\u00e9clarants peut constituer l'essentiel du travail des autorit\u00e9s de r\u00e9gulation, mais cela ne constitue pas la fin de toutes leurs t\u00e2ches. De nombreux coll\u00e8ges et associations professionnelles travaillent \u00e9galement en \u00e9troite collaboration avec diverses organisations. Que ces organisations emploient des inscrits, soient \u00e9galement r\u00e9glement\u00e9es dans le cadre de la loi sur les professions de sant\u00e9 dont elles rel\u00e8vent, fournissent des informations d'identification aux nouveaux membres potentiels ou pour bien d'autres raisons, les organisations font partie int\u00e9grante de nombreux flux de travail.<\/p>\n
Il existe de nombreuses fa\u00e7ons diff\u00e9rentes de g\u00e9rer vos contacts organisationnels. Certains coll\u00e8ges et associations professionnelles s\u2019appuient encore sur le bon vieux tableur pour suivre les organisations. Malheureusement, cette m\u00e9thode est extr\u00eamement inefficace ; non seulement cela n\u00e9cessite une exportation constante pour pouvoir faire quoi que ce soit avec le contact, mais cela peut facilement conduire \u00e0 devoir r\u00e9pliquer les donn\u00e9es dans des programmes disjoints et non int\u00e9gr\u00e9s. Cela signifie que les modifications apport\u00e9es aux informations de l'organisation, aux listes du personnel ou \u00e0 tout autre d\u00e9tail doivent g\u00e9n\u00e9ralement \u00eatre r\u00e9pliqu\u00e9es encore et encore dans diff\u00e9rents programmes pour maintenir les informations \u00e0 jour.<\/p>\n
Une autre option consiste \u00e0 utiliser un CRM ou un logiciel de gestion de la relation client. Bien que cette option pr\u00e9sente des avantages par rapport aux simples enregistrements sur feuille de calcul, elle ne constitue pas non plus une solution id\u00e9ale. La raison la plus \u00e9vidente est le simple but de leur existence ; Les CRM sont destin\u00e9s \u00e0 g\u00e9rer les clients et \u00e0 g\u00e9rer les flux de ventes ou \u00e0 r\u00e9soudre les plaintes des clients. Et bien que certains puissent avoir des fonctionnalit\u00e9s sp\u00e9ciales utiles qui peuvent fonctionner, le simple fait est que la grande majorit\u00e9 de ces programmes sont destin\u00e9s aux entreprises ou aux groupes de d\u00e9fense \u00e0 but non lucratif. Il leur manque les fonctions r\u00e9glementaires et l\u2019attention dont les ordres et associations professionnels ont besoin pour r\u00e9pondre ad\u00e9quatement \u00e0 leurs besoins.<\/p>\n
Enfin, vous pouvez choisir de profiter des fonctions de gestion organisationnelle de votre logiciel de gestion associative, \u00e0 condition que celui-ci en dispose. Pour de nombreuses autorit\u00e9s de r\u00e9gulation, il s\u2019agit de loin du moyen le plus efficace de g\u00e9rer vos contacts organisationnels. Un bon logiciel de gestion d'association doit avoir une vari\u00e9t\u00e9 de fonctionnalit\u00e9s pour vous aider \u00e0 g\u00e9rer vos organisations ainsi que vos inscrits, notamment\u00a0:<\/p>\n
Bien que les organisations oscillent rarement entre \u00eatre actives et inactives, il est toujours judicieux de conserver un historique complet du moment et du lieu o\u00f9 les organisations ont \u00e9t\u00e9 actives. Cependant, essayer de garder une trace de ces informations peut \u00eatre difficile dans une simple feuille de calcul, et bien que de nombreux CRM offrent la possibilit\u00e9 de suivre le statut d'une organisation, la plupart le font du point de vue d'un responsable commercial, en d\u00e9pla\u00e7ant les contacts. un entonnoir de vente dans un contexte clairement inappropri\u00e9 pour les enregistrements tenus par une autorit\u00e9 de r\u00e9gulation.
\nAu lieu de cela, assurez-vous que le logiciel que vous choisirez a la capacit\u00e9 d'attribuer des statuts actifs et inactifs simples, tout en vous permettant \u00e9galement de d\u00e9finir les r\u00e9gions ou les juridictions dans lesquelles l'organisation op\u00e8re. Le logiciel doit \u00e9galement \u00eatre capable de marquer les organisations avec une vari\u00e9t\u00e9 d'autres attributs. qui ne rel\u00e8vent pas de feuilles de calcul ou n\u00e9cessiteraient une personnalisation co\u00fbteuse d'un CRM. Certaines organisations de votre liste de contacts, sinon la plupart, devront peut-\u00eatre \u00eatre marqu\u00e9es comme employeurs, par exemple, tandis que les \u00e9tablissements d'enseignement postsecondaire sont souvent marqu\u00e9s comme autorit\u00e9s d'accr\u00e9ditation.<\/p>\n
De nombreuses organisations ont des structures tr\u00e8s diff\u00e9rentes. Certaines existent en tant qu\u2019entit\u00e9s individuelles, tandis que d\u2019autres font partie d\u2019organisations plus grandes et plus vastes. Si vous ne restez pas au courant de votre organisation, il peut \u00eatre difficile de suivre leurs relations les unes avec les autres. Assurez-vous de profiter de la dynamique de la structure organisationnelle qui devrait \u00eatre disponible dans votre logiciel de gestion d'association. Alinity, par exemple, vous permet de d\u00e9finir les relations organisationnelles parent\/enfant, informations requises pour de nombreux r\u00e9pertoires provinciaux de fournisseurs de services et autres organismes directeurs pour lesquels les autorit\u00e9s de r\u00e9glementation peuvent effectuer des extractions de donn\u00e9es. De plus, vous pouvez cr\u00e9er plusieurs niveaux de relations si n\u00e9cessaire, cr\u00e9ant ainsi des relations parent-enfant-petit-enfant qui peuvent \u00eatre \u00e9tendues ind\u00e9finiment selon les besoins.<\/p>\n
\u00c0 l'instar des relations parent\/enfant qui peuvent exister entre les organisations, vous devriez \u00e9galement pouvoir marquer des organisations individuelles comme des employeurs et des utilisateurs de votre syst\u00e8me comme des superviseurs ou des employ\u00e9s de cette organisation. Combin\u00e9 aux relations organisation parent\/enfant, le fait d'associer les inscrits et d'autres utilisateurs aux employeurs fournira un aper\u00e7u complet de l'organisation. Les superviseurs, quant \u00e0 eux, peuvent consulter des listes d'employ\u00e9s (et leur statut aupr\u00e8s de votre coll\u00e8ge) en fonction du niveau d'organisation auquel ils sont associ\u00e9s. Les superviseurs des organisations m\u00e8res doivent avoir acc\u00e8s aux informations relatives aux inscrits pour tous les employ\u00e9s de toutes les organisations enfants relevant d'eux. Les superviseurs des organisations d\u2019enfants, en revanche, devraient se limiter aux informations pertinentes uniquement \u00e0 leur branche de l\u2019arbre g\u00e9n\u00e9alogique de l\u2019organisation.<\/p>\n
C'est toujours une bonne id\u00e9e de marquer les organisations dans votre base de donn\u00e9es si possible. Les marquer les rend plus consultables, de sorte qu'ils reviennent en r\u00e9ponse \u00e0 une recherche de texte m\u00eame si le texte n'appara\u00eet pas dans le nom de l'organisation. Il s'agit d'un excellent moyen d'amener les organisations \u00e0 appara\u00eetre m\u00eame si vous n'avez pas configur\u00e9 de requ\u00eates sp\u00e9ciales, par exemple lorsqu'une organisation propose un titre sp\u00e9cifique. Ce type d'informations est souvent beaucoup trop sp\u00e9cifique pour justifier la r\u00e9daction d'une requ\u00eate sp\u00e9ciale, mais n'appara\u00eetra pas non plus dans une recherche standard.<\/p>\n
Bien entendu, de nombreuses autres consid\u00e9rations doivent \u00eatre prises en compte dans votre d\u00e9cision sur la mani\u00e8re de g\u00e9rer les contacts de votre organisation. Les organisations que vous enregistrez n\u00e9cessitent-elles une v\u00e9rification, et si oui, comment la solution vous permet-elle de g\u00e9rer le processus de validation\u00a0? Un historique complet des modifications apport\u00e9es au dossier de l'organisation, ainsi qu'une piste d'audit indiquant qui les a effectu\u00e9es et quand, sont-ils conserv\u00e9s\u00a0? Vos contacts au sein de l'organisation sont-ils faciles \u00e0 trouver et \u00e0 mettre \u00e0 jour\u00a0? Mais vous poser ces questions importantes vous aidera \u00e0 mieux comprendre les besoins de gestion de votre organisation et \u00e0 d\u00e9terminer si la solution que vous envisagez y r\u00e9pondra.<\/p>\n